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ईमेल शिष्टाचार: 6 संकेत आप यह सब गलत कर रहे हैं

ईमेल शिष्टाचार: 6 संकेत आप यह सब गलत कर रहे हैं



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शे कोचरन

आज के बढ़ते डिजिटल युग में, हम टेबल शिष्टाचार के लिए ईमेल शिष्टाचार के महत्व की तुलना कर सकते हैं। जैसा कि आपका इनबॉक्स प्रत्येक दिन कई संदेशों से भरा होता है, इसलिए यह कोई सवाल नहीं है कि यह नया पसंदीदा है और कुछ कहेंगे कि इसमें सुधार-पत्राचार है। उस कारण से, लेखन, भेजने और जवाब देने की कला में महारत हासिल करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि आपका करियर (और यहां तक ​​कि व्यक्तिगत रिश्ते) भी इस पर निर्भर हो सकता है।

आज आप कार्यस्थल में संचार के आसपास की तेज़-तर्रार संस्कृति को बनाए रखने की कोशिश कर रहे हैं, लेकिन एक त्वरित गलती आपके करियर को बना या बिगाड़ सकती है। एक छोटे से लेकिन प्रभावशाली गलत तरीके से बचने के लिए, आपको भेजने से पहले याद रखने के लिए कुछ महत्वपूर्ण सुझाव हैं।

हालांकि, सही संदेश को ध्यान में रखने के लिए कई कुंजियाँ हैं, हमने इसे ईमेल ई-मेल के छह आवश्यक तत्वों तक सीमित कर दिया है। स्पैम फ़ोल्डर से बाहर रहने से लेकर आक्रामक साइन-ऑफ से बचने के लिए, नीचे दिए गए आसान ईमेल सुझावों का पता लगाएं।

अपने संदेश को एक सुपर-क्लोज़ लुक (और यहां तक ​​कि एक दूसरा पूरा पढ़ा!) भेजने से पहले ईमेल भेजने की कला में महारत हासिल करने के लिए संभवतः सबसे महत्वपूर्ण टिप है। त्रुटियों (व्याकरणिक, वर्तनी या तथ्यात्मक) से भरे ईमेल से आप विश्वसनीयता खो सकते हैं और सेकंड के मामले में आपके पाठक की रुचि बढ़ सकती है।

क्योंकि ईमेल कुशल होने के लिए हैं (यानी, संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से महत्वपूर्ण जानकारी शीघ्रता से प्राप्त करने के लिए), इस कदम में बस कुछ अतिरिक्त मिनट लगने चाहिए। संभावना है कि आप हमेशा एक लापता शब्द या दो पाएंगे। आपको भेजने से पहले प्रेस करना होगा और फॉलो-अप ईमेल के साथ क्षति नियंत्रण करना होगा (कोई नहीं अनावश्यक संदेश पसंद करता है), इसे फिर से पढ़ें। आप अपने आप को समय और शर्मिंदगी से बचाएंगे, थोड़े प्रयास के साथ।

उस नस में, आपको हमेशा प्राप्तकर्ताओं की भी दोहरी जांच करनी चाहिए। हम सभी एक अनपेक्षित उत्तर का हिस्सा रहे हैं, और यह बहुत सुंदर नहीं है। उत्तर देने, नकल करने, या यहाँ तक कि गलती से शीर्ष बॉक्स में उस बॉक्स को स्किमिंग करके पूरी तरह से गलत व्यक्ति को ईमेल करने के साथ शामिल होने वाले पूरे अजीब से बचें। यह एक निरीक्षण है कि दुर्भाग्य से अक्सर होता है-लेकिन ऐसा नहीं होना चाहिए।

मेलटाइम ऐप के सह-संस्थापक हेथेरेट हुआंग ने इसे सबसे अच्छा रखा: "व्यवसाय जल्दी चलता है, और इसलिए आपके ईमेल चाहिए।" इस बिंदु पर, यह मूल रूप से समझा जाता है कि अधिकांश लोग दिन में कई बार अपने इनबॉक्स को देखते हैं (यदि डेस्क पर बैठे हुए पूरे दिन नहीं), तो यह माना जाता है कि आपको कुछ ऐसा मिला है जिसे उसी दिन भेजा गया था, जब तक कि आप नहीं। अन्यथा "कार्यालय के उत्तर से बाहर" के साथ नोट किया गया। निश्चित रूप से विशेष परिस्थितियां हैं जो लागू हो सकती हैं, लेकिन अधिकांश भाग के लिए, आपको समय की एक सम्मानजनक मात्रा में ईमेल का जवाब देना चाहिए।

यदि ईमेल विषय एक ऐसी चीज़ है जिसके लिए एक विचारशील प्रतिक्रिया या जानकारी की आवश्यकता होती है जो आपके निपटान में तुरंत नहीं है, तो आपको उस व्यक्ति को सूचित करने के लिए एक अपडेट के साथ पालन करना चाहिए जिसके साथ आप संबंधित हैं ताकि वे जानते हों कि आपको उनका संदेश मिल गया है और आपको पता है 'संपर्क में हो जाएगा। दूसरे छोर पर होने के बारे में सोचें और यदि आप किसी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं तो आप स्थिति को कैसे संभालना चाहेंगे। उसी दिन किसी को वापस प्राप्त करना, भले ही यह सिर्फ रसीद की पुष्टि करने के लिए हो, सबसे अच्छा अभ्यास है।

आपके प्राप्तकर्ता को पहली चीज़ जो आपके ईमेल पते के बाद दिखाई देगी) वह विषय पंक्ति है, जो इसे पत्राचार के लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण उपकरण बनाती है। यदि आप चाहते हैं कि आपका ईमेल खोला जाए या स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त हुए बिना भी देखा जाए, तो आपकी विषय पंक्ति संक्षिप्त और स्पष्ट होनी चाहिए।

स्पैम इन दिनों काफी आम है, और यहां तक ​​कि करीबी परिचितों के संदेशों को भी गलत मेल के रूप में गलत तरीके से समझा जा सकता है अगर विषय पंक्ति अजीब लगती है या किसी भी तरह से गुप्त है। विषय पंक्ति में अपने पत्राचार का कारण का एक संक्षिप्त और सरल सारांश देकर किसी भी भ्रम से बचें।

इसके अलावा, अपनी विषय पंक्ति की वर्तनी और व्याकरण को दोबारा जांचें, क्योंकि यह आपके ईमेल के मुख्य भाग की तुलना में प्रमाण के लिए अधिक कठिन हो सकता है। यह एक दूसरा रूप देना महत्वपूर्ण है, क्योंकि आप एक अग्रेषित संदेश को जोड़ना नहीं चाहते हैं, जो विषय पंक्ति में विस्तृत है।

हम आपको देख रहे हैं, विस्मयादिबोधक बिंदु प्रेमियों! अपने उत्साह या प्रशंसा को इंगित करने के लिए मैत्रीपूर्ण सह-कार्यकर्ताओं या परिचितों के बीच एक या दो से अधिक आकस्मिक ईमेल में अत्यधिक लोकप्रिय चिह्न का उपयोग करना ठीक है। हालाँकि, वाक्य के अंत में केवल एक चिह्न का उपयोग किया जाना चाहिए, क्योंकि डबल (या यहां तक ​​कि ट्रिपल) विस्मयादिबोधक बिंदु किसी भी सेटिंग में उपयोग का दुरुपयोग माना जाता है, व्याकरणिक रूप से बोल रहा है।

इसे इस तरह से सोचें: आप एक वाक्य को समाप्त करने के लिए दो अवधियों का उपयोग नहीं करेंगे, इसलिए उसी नस-एक में विस्मयादिबोधक बिंदु पर विचार करें और किया। इस प्रकार के विराम चिह्नों का अति प्रयोग आपके ईमेल को एक अनचाहा, किशोर रूप भी देता है, और यह किसी को आपके संदेश के महत्व को अधिक औपचारिक संदर्भ में अनदेखा कर सकता है। अंगूठे का सबसे अच्छा नियम विस्मयादिबोधक बिंदुओं का संयम से उपयोग करना है और केवल तब जब आपकी बात सही दर्शकों के साथ प्राप्त करने के लिए आवश्यक हो।

स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर विराम चिह्न की अनुपस्थिति है, जिस पर भी ध्यान दिया जाता है। यद्यपि ईमेल का उद्देश्य संचार का एक त्वरित रूप है, हमेशा किसी भी लिखित पत्राचार में विराम चिह्न को शामिल करने के लिए समय निकालें, जो न केवल महत्वपूर्ण संदर्भ संकेतों का संकेत देता है, बल्कि दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति के लिए आपके संदेश को और अधिक स्पष्ट करता है।

जब पेशेवर पत्राचार की बात आती है तो आपका साइन-ऑफ बेहद महत्वपूर्ण होता है। यह ईमेल में आपके इच्छित स्वर के सम्मान और औपचारिकता को दोहराएगा। यह आपके ईमेल को उचित तरीके से समाप्त करने ("सर्वश्रेष्ठ," "धन्यवाद," "संबंध," आदि) के रूप में प्राप्त कर सकता है, क्योंकि औपचारिक ईमेल में हमेशा कुछ प्रकार के साइन-ऑफ शामिल होने चाहिए।

आपका हस्ताक्षर, न केवल एक साइन-ऑफ, यह भी अनिवार्य है जब यह व्यापार पत्राचार की बात आती है क्योंकि यह सही लोगों को आपके संपर्क में लाने में मदद करेगा। यदि आप महत्वपूर्ण और सही संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं, तो जब आप किसी नए व्यक्ति से संपर्क कर रहे हों, तो आपको प्रतिक्रिया प्राप्त करने का सबसे अच्छा मौका मिलेगा। आपको हमेशा अपना पूरा नाम, कंपनी, ईमेल, और, कुछ मामलों में, फोन नंबर प्रदान करना चाहिए ताकि जिस व्यक्ति को आप ईमेल कर रहे हैं, वह आपके इनबॉक्स की त्वरित खोज के साथ आपको आसानी से पहचान सके और आपसे संपर्क कर सके।

आप अच्छी तरह से जानते हैं कि किसी संदेश को सेकंड के मामले में अग्रेषित करना कितना आसान है-यह सब एक बटन पर क्लिक है-तो बस यह जान लें कि आप जो कुछ भी लिखते हैं उसे अनपेक्षित प्राप्तकर्ता के साथ साझा किया जा सकता है। गलत हाथों में पड़ने की संभावना से बचने के लिए, गोपनीय और / या व्यक्तिगत मामलों को ऑफ़लाइन रखना सबसे अच्छा है।

याद रखें कि ईमेल को वर्षों तक संग्रहीत भी किया जा सकता है, और जैसे-जैसे समय बीतता है और चीजें बदलती हैं (जैसे कि आपके करियर या रिश्ते में बदलाव), ये विषय त्वरित खोज के साथ पुनरुत्थान कर सकते हैं। तल - रेखा? अपने इनबॉक्स से कुछ भी निजी रखना सबसे अच्छा है। इस मंत्र को हमेशा याद रखें इससे पहले कि आप इंटरनेट पर कुछ भी संवेदनशील भेजें (या कहीं भी, उस मामले के लिए)।

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