कल्याण

विलंबित प्रतिक्रिया: मैं इस साल ईमेल क्यों कर रहा हूँ


कल इसी समय

सेवा: सहकर्मियों, काम परिचितों, दोस्तों, और परिवार

बीसीसी: जिस किसी ने भी मेरा नाम सामूहिक ईमेल सूची में डाला

विषय: मैं डिचिंग ईमेल-एंड व्हाई यू विल चाहिए, टू

मैं सुबह में सटीक क्षण को इंगित कर सकता हूं जब मेरे दिल की धड़कन तेज हो जाती है, मेरे कंधे तनाव में होते हैं, और मेरे तनाव के स्तर में वृद्धि होती है। यह आमतौर पर सुबह 9 बजे होता है, जब मैं अपने डेस्क पर पहुंचता हूं, अपने कंप्यूटर पर स्विच करता हूं, और अपना ईमेल खोलता हूं। यह एक विशेष रूप से ज़ोरदार काम नहीं होना चाहिए, लेकिन छुट्टियों के दौरान मेरी स्क्रीन से कुछ हफ़्ते दूर बिताने के बाद, मुझे एहसास हुआ कि यह एक असफल-सुरक्षित तनाव ट्रिगर है-और मैं पिछले नौ वर्षों से इसे हर दिन अपने सुबह को हाईजैक करने देता हूं।

यह मेलोड्रामैटिक लग सकता है, लेकिन विज्ञान सुझाव देता है कि मेरी प्रतिक्रिया अलग-थलग नहीं है। एक ईमेल सूचना का पिंग डोपामाइन को ट्रिगर करता है, जो "आपको विचारों के बारे में उत्सुक बनाता है और आपकी जानकारी को खोजता है," सुसान वेन्सचेनक पीएच.डी., ने कहा मनोविज्ञान आज। "डोपामाइन प्रणाली ओपिओइड प्रणाली की तुलना में अधिक मजबूत है। आप संतुष्ट होने की तुलना में अधिक तलाश करते हैं।"

हां, यह मनोवैज्ञानिक प्रतिक्रिया वास्तविक है, और यह उत्पादकता के लिए एक समस्या है। वेन्सचेनक के अनुसार, यह "डोपामाइन लूप" का कारण बनता है, जहां हम ईमेल की जाँच करना और कार्य करना जारी रखते हैं, जो वास्तव में प्रगति के लिए राशि नहीं है। वास्तव में, हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में प्रकाशित एक अध्ययन में पाया गया है कि एक डिजिटल विकर्षण के बाद गति प्राप्त करना, औसतन, 20 मिनट तक ऊपर की ओर हो सकता है।

जैसे ही मैंने ईमेल ब्लैकआउट समय-घंटे लागू करना शुरू किया, जब मुझे संदेशों की जांच करने या प्रतिक्रिया देने की अनुमति नहीं थी-मेरी उत्पादकता में वृद्धि हुई, संभवतः क्योंकि मैं अपना खुद का एजेंडा सेट कर रहा था। "ईमेल बहुत समय खाती है," उद्यमी टिम फेरिस कहते हैं। "सबसे पहले, क्योंकि यह आपके समय के लिए हर किसी का एजेंडा है, जिसमें अक्सर निर्मित आपात स्थिति भी शामिल है। दूसरा, ईमेल आपको यह सोचने की अनुमति देता है कि आप उत्पादक हैं।" इसका मेडुसा के सिर पर प्रभाव पड़ता है: प्रत्येक 10 ईमेल के लिए हम इसका जवाब देते हैं और हटाते हैं, इसके स्थान पर एक और 10 अंकुर निकलता है।

तो अब के लिए, मैं हर किसी से पूछ रहा हूं कि मैं अपने डिजिटल स्पेस का सम्मान करना चाहता हूं जैसे कि यह व्यक्तिगत स्थान है: मुझे एक जरूरत के आधार पर ईमेल करें (आइए बीसीसी को समाप्त कर दें), भरोसा करें कि जब समय अनुमति देगा, तो मैं जवाब दूंगा। और समझते हैं कि मेरी प्राथमिकता महान काम का उत्पादन करना है, न कि रिकॉर्ड गति से ईमेल प्रतिक्रिया से आग लगाना। यहाँ नियमों का नया सेट है जिसके द्वारा मैंने काम करना शुरू किया है और वे आपके समय के लायक भी हो सकते हैं

RULE 1: ईमेल बैकआउट टाइम्स सेट करें

जब हम पूरे दिन ईमेल खुला छोड़ते हैं, तो पृष्ठभूमि में चल रहे हैं जब हम अन्य कार्यों पर काम करते हैं, यह दो अलग-अलग कार्य मोडों के बीच अंतर को धुंधला करता है: सक्रिय और उत्तरदायी। ईमेल हमें एक प्रतिक्रियाशील मोड में रखता है-हम लगातार पकड़ बना रहे हैं, दूसरे लोगों को वापस लिख रहे हैं, उनके अनुरोधों पर कार्रवाई कर रहे हैं, और यह निर्धारित करने के लिए संदेशों के माध्यम से स्थानांतरण कर रहे हैं जो महत्वपूर्ण हैं। ईमेल ब्लैकआउट समय के आसपास मेरे दिन की संरचना करके, मैं यह सुनिश्चित करने में सक्षम हूं कि मूल्य-वर्धक कार्यों को सबसे अधिक एयरटाइम प्राप्त हो।

यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है:

सुबह 9-10 बजे। ईमेल की जांच करें, जवाब दें और उन्हें फाइल करें।

10 a.m.-1 p.m.: प्राथमिकता वाले कार्य पूरे करें (मेरे मामले में, कहानी दर्ज करना या साक्षात्कार करना)। अगर कुछ जरूरी है तो सहकर्मी मुझे पिंग करें।

1-1: 30 बजे: ईमेल स्कैन करें और केवल समय पर संदेशों को पढ़ें / प्रतिक्रिया दें।

1: 30-5 बजे अपराह्न: माध्यमिक कार्यों पर ध्यान दें।

5-6 बजे: जब तक इनबॉक्स खाली न हो, ईमेल की जांच करें, जवाब दें और उन्हें फ़ाइल करें।

नियम 2: एक-स्पर्श नियम का प्रयास करें

यह नियम सिद्धांत में सरल है, लेकिन व्यवहार में बहुत कठिन है: एक बार एक ईमेल खोले जाने के बाद, आपको इसे ठीक से पढ़ना चाहिए, और फिर किसी भी कार्रवाई आइटम पर अनुसरण करना चाहिए और इसे छोड़ देना चाहिए-कोई अपवाद नहीं। यह कठोर लग सकता है, लेकिन यह नियम ईमेल बिल्डअप को रोकता है, जिसका अर्थ है कि आप एक डिजिटल टू-डू सूची के रूप में अपने इनबॉक्स का उपयोग करना बंद कर देंगे। किसी कार्य को पूरा करने के लिए आपको याद दिलाने के लिए ईमेल छोड़ने के बजाय, एक पेपर टू-डू सूची रखें, और ईमेल को फ़ाइल करें। मुझे यह वास्तव में मदद करने के लिए रोकने में मदद मिली।

नियम 3: माफी मांगना बंद करें

अपने ईमेल रूटीन (या एंटी-ईमेल रूटीन) का परीक्षण करने के पहले कुछ दिनों के दौरान, मुझे अपराधबोध का एक टन महसूस हुआ। लेकिन अंततः, मुझे एहसास हुआ कि बहुत कम ईमेल वास्तव में जरूरी हैं, और यह बताने के लिए, हमें बेहतर प्रेषक बनने की आवश्यकता है। अब, जब मैं एक आवश्यक ईमेल भेजता हूं, तो मैं पहचानता हूं कि यह विषय पंक्ति में समय पर है और ईमेल संदेश में एक स्पष्ट समय सीमा, बोल्ड किया गया है।

एक शब्द जो अब मेरी ईमेल शब्दावली से मिट गया है? माफ़ करना। "कई महिलाओं के लिए, माफी हमारे राजनीति की अवधारणा के साथ अनुचित रूप से जुड़े हुए हैं"न्यूयॉर्क टाइम्स op-ed। वह तर्क देती है कि हमें माफी को एक भराव शब्द के रूप में कम अर्थ के साथ उपयोग करना बंद कर देना चाहिए और अधिक मुखर भाषा का उपयोग करना चाहिए। आखिरकार, एक 24/7 ईमेल रूटीन को डिस्चार्ज करने के बाद से, मैं कम तनाव महसूस करता हूं, अधिक ध्यान केंद्रित करता हूं, और मैं महीनों में जितना काम करता हूं उससे बेहतर काम करता हूं।